Thanh toán thương mại quốc tế là gì?
Với doanh nghiệp, chuyển tiền quốc tế thường là để thực hiện một nghĩa vụ thương mại: trả hóa đơn cho nhà cung cấp, trả thù lao cho freelancer, chuyển tiền nội bộ giữa các công ty trong cùng tập đoàn hoặc trả lương cho nhân sự ở nước ngoài. Các khoản thanh toán thương mại đi qua cùng tuyến thanh toán với chuyển tiền cá nhân, nhưng bản chất rất khác. Giá trị mỗi hóa đơn thường từ 5.000 đến 500.000 USD chứ không chỉ vài trăm đô, giao dịch phát sinh định kỳ và dễ dự báo, và khoản nào cũng phải có chứng từ đi kèm: hóa đơn thương mại, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, và ở nhiều nước còn cần tờ khai hải quan hoặc giấy xác nhận tiền về cho bên nhận. Vì giá trị lớn, chênh lệch tỷ giá quan trọng hơn nhiều so với phí chuyển tiền niêm yết: chênh lệch 2% trên hóa đơn 200.000 USD đã là 4.000 USD, lớn hơn hẳn mọi khoản phí tính trên từng giao dịch.
SWIFT hay hệ thống thanh toán nội địa?
Phần lớn ngân hàng chuyển các khoản thanh toán thương mại quốc tế qua SWIFT. Lệnh chuyển đi qua một đến ba ngân hàng trung gian, mỗi ngân hàng trừ 15-30 USD phí trung gian, còn ngân hàng chuyển tiền cộng 3-5% chênh lệch tỷ giá. Tiền mất hai đến năm ngày làm việc mới về, và vì bị trừ phí dọc đường, nhà cung cấp thường nhận ít hơn số tiền trên hóa đơn, dễ dẫn đến tranh cãi khi đối soát. Thanh toán qua hệ thống nội địa thì khác: đơn vị cung cấp dịch vụ giữ sẵn số dư tại nước nhận và trả tiền cho nhà cung cấp của bạn qua hệ thống bù trừ trong nước, như NEFT và RTGS tại Ấn Độ, InstaPay và PESONet tại Philippines, BI-FAST tại Indonesia, DuitNow tại Malaysia. Nhà cung cấp nhận đủ số tiền trên hóa đơn, thường ngay trong ngày, còn bạn chỉ trả một mức chênh lệch tỷ giá minh bạch thay vì một chuỗi khoản phí ẩn.
Chọn đơn vị thanh toán cho giao dịch thương mại
Hãy đánh giá theo những tiêu chí thực sự quan trọng khi giao dịch với khối lượng lớn: 1) Chênh lệch tỷ giá có minh bạch không: tỷ giá có được báo dựa trên tỷ giá liên ngân hàng (tỷ giá giữa) không, và có thương lượng được khi khối lượng lớn không. 2) Độ phủ tuyến thanh toán: đơn vị đó có kết nối hệ thống thanh toán nội địa tại đúng những nước bạn đang nhập hàng không. 3) Hỗ trợ chứng từ: họ có cấp được giấy xác nhận và thông báo chuyển tiền mà đối tác của bạn cần để báo cáo cơ quan quản lý và kê khai thuế không. 4) Thời gian tiền về và giờ chốt lệnh (cut-off) ở từng tuyến. 5) Bảo vệ giao dịch: có dịch vụ ký quỹ (escrow) khi làm việc với nhà cung cấp mới không. 6) Giấy phép hoạt động tại cả nước chuyển và nước nhận. 7) Có API và chi trả hàng loạt không, nếu bạn thanh toán với khối lượng lớn. Hãy so sánh tổng chi phí thực tế, đừng chỉ nhìn mức phí quảng cáo.
Tự động hóa thanh toán định kỳ cho nhà cung cấp
Phần lớn các khoản thanh toán thương mại đều dễ dự báo: phí dịch vụ trả hằng tháng cho nhà cung cấp, hóa đơn của freelancer theo điều khoản Net 30, lương cho nhân sự ở nước ngoài, phí thuê bao hoặc phí bản quyền. Tự động hóa các khoản này giúp tránh lỗi nhập liệu thủ công và cho phép bạn chốt tỷ giá trước ngày thanh toán. Với chi trả hàng loạt, bạn thanh toán cho hàng chục người thụ hưởng chỉ bằng một lệnh và đối soát trên một bút toán ghi nợ duy nhất. Lịch thanh toán định kỳ giúp bộ phận tài chính khớp ngày trả tiền với điều khoản hóa đơn và chu kỳ dòng tiền. Kết nối API cho phép đẩy lệnh thanh toán thẳng từ ERP hoặc phần mềm kế toán, nhờ đó giao dịch thanh toán và bút toán sổ cái luôn khớp nhau. Khối lượng giao dịch định kỳ lớn cũng giúp bạn có lợi thế khi đàm phán chênh lệch tỷ giá.
Chứng từ và tuân thủ
Thanh toán thương mại không bị tính thuế như một khoản chuyển tiền, nhưng lại đi kèm những nghĩa vụ mà chuyển tiền cá nhân không có. Với mỗi khoản thanh toán, hãy lưu lại hóa đơn thương mại, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, cùng chứng từ vận chuyển hoặc biên bản giao nhận. Cơ quan quản lý tại Ấn Độ, Trung Quốc, Việt Nam, Bangladesh và Pakistan có thể yêu cầu xuất trình các giấy tờ này với cả dòng tiền vào lẫn ra. Doanh nghiệp xuất khẩu khi nhận tiền thường cần giấy xác nhận tiền về để kê khai thuế và báo cáo ngân hàng trung ương. Bạn cũng cần tính đến cách xử lý VAT/GST, thuế khấu trừ tại nguồn với các khoản thanh toán dịch vụ, và quy định về giá chuyển nhượng khi đối tác là bên liên kết. Hãy lưu trữ hồ sơ theo thời hạn luật định, thường từ năm đến bảy năm, và đối chiếu mã tham chiếu thanh toán với số hóa đơn để khi kiểm toán, mỗi khoản tiền đều truy được về đúng giao dịch thương mại gốc.
Câu hỏi thường gặp
Thường từ 5.000 đến 500.000 USD mỗi hóa đơn. Ở mức này, chênh lệch tỷ giá quan trọng hơn nhiều so với phí trên từng giao dịch.
Qua SWIFT: hai đến năm ngày làm việc. Qua hệ thống thanh toán nội địa: trong ngày ở hầu hết các tuyến thanh toán tại châu Á.
Hóa đơn thương mại, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, và chứng từ vận chuyển. Doanh nghiệp xuất khẩu có thể cần thêm giấy xác nhận tiền về.
Có. Dịch vụ ký quỹ (escrow) giữ tiền an toàn cho đến khi các điều kiện giao hàng hoặc mốc công việc đã thỏa thuận được đáp ứng, giúp hạn chế rủi ro đối tác ở những đơn hàng đầu tiên.