Hướng dẫn cho nhà cung cấp dịch vụ: Thu tiền từ khách hàng quốc tế
Tác giả
Woalet Team
Cập nhật
August 2026
Thời gian đọc
9 min read
Những khó khăn của doanh nghiệp xuất khẩu dịch vụ
Các doanh nghiệp xuất khẩu dịch vụ - phát triển phần mềm, BPO, thiết kế, marketing, tư vấn - đối mặt với một loạt vấn đề đặc thù khi thu tiền: 1) Khách hàng nước ngoài ngại thực hiện lệnh chuyển tiền quốc tế và thường đẩy chi phí đó về phía bạn. 2) Các khoản khấu trừ của ngân hàng đại lý khiến số tiền thực nhận hiếm khi khớp với số tiền trên hóa đơn, làm gián đoạn công tác đối soát. 3) Chênh lệch tỷ giá 3-5% bào mòn biên lợi nhuận của mọi hợp đồng. 4) Thời gian ghi có kéo dài hai đến năm ngày làm sai lệch dòng tiền, trong khi chi phí lương là khoản cố định. 5) Khách hàng doanh nghiệp lớn thường yêu cầu bạn phải có tài khoản ngân hàng nội địa tại chính quốc gia của họ trước khi phê duyệt bạn làm nhà cung cấp. 6) Doanh nghiệp xuất khẩu cần giấy xác nhận tiền về để phục vụ hồ sơ thuế và báo cáo với ngân hàng trung ương, trong khi phần lớn công cụ thanh toán không xuất được loại chứng từ này.
Lập hóa đơn và điều khoản thanh toán
Hãy thiết lập những điều khoản bảo vệ dòng tiền: 1) Ghi rõ đồng tiền thanh toán và thông tin tài khoản ngân hàng trên hóa đơn. 2) Ấn định ngày đến hạn cụ thể thay vì mặc định áp dụng Net 30. 3) Liệt kê chi tiết các hạng mục bàn giao và đơn giá để thu hẹp phạm vi tranh chấp. 4) Quy định rõ bên nào chịu phí chuyển tiền - điều khoản OUR nghĩa là khách hàng chịu toàn bộ phí và bạn nhận đủ số tiền. 5) Thống nhất điều khoản chậm thanh toán trong hợp đồng, không phải trên hóa đơn. 6) Với các hợp đồng dài hạn, hãy chia thanh toán theo mốc công việc thay vì thanh toán một lần khi hoàn tất. 7) Bổ sung mã số thuế và thông tin đăng ký doanh nghiệp khi pháp luật nước khách hàng yêu cầu để họ thực hiện kê khai khấu trừ.
Thu tiền bằng đồng tiền bản địa của khách hàng
Cách hiệu quả nhất để loại bỏ ma sát là không yêu cầu khách hàng thực hiện chuyển tiền quốc tế nữa. Tài khoản ảo (tài khoản định danh) cấp cho doanh nghiệp bạn thông tin tài khoản ngân hàng nội địa tại quốc gia của khách hàng - một tài khoản USD kèm thông tin ACH và Fedwire, một IBAN cho EUR, một tài khoản GBP - đứng tên công ty bạn mà không cần thành lập pháp nhân tại đó. Khách hàng thanh toán trong nước, với họ đây chỉ là một giao dịch nội địa thông thường, không phí quốc tế, không biểu mẫu SWIFT và không vướng thủ tục tuân thủ. Tiền về đủ số, bạn chủ động chọn thời điểm quy đổi với biên độ minh bạch, rồi chuyển về tài khoản tại nước sở tại. Với những khách hàng có nhu cầu, thanh toán bằng stablecoin USDC hoặc USDT mang lại tính chung quyết ngay trong ngày, kèm hỗ trợ on-ramp và off-ramp.
Phòng ngừa rủi ro thanh toán
Hãy giảm mức độ rủi ro khi làm việc với khách hàng mới: 1) Sử dụng ký quỹ cho những hợp đồng đầu tiên với đối tác chưa quen biết - tiền được đảm bảo trước khi bắt đầu công việc và giải ngân theo các mốc đã thỏa thuận. 2) Yêu cầu đặt cọc trước đối với các dự án giá trị lớn. 3) Chia nhỏ thanh toán theo mốc công việc để không hóa đơn chưa thu nào vượt quá khả năng chịu đựng của doanh nghiệp. 4) Ký kết phạm vi công việc bằng văn bản, nêu rõ phạm vi, tiêu chí nghiệm thu và điều kiện kích hoạt thanh toán. 5) Lưu bằng chứng bàn giao tương ứng với từng mốc công việc. 6) Thực hiện kiểm tra tín nhiệm cơ bản đối với những khách hàng doanh nghiệp đề nghị điều khoản trả chậm kéo dài. 7) Tránh tập trung rủi ro - một khách hàng chiếm hơn một phần ba doanh thu luôn là rủi ro dòng tiền, bất kể phương thức thanh toán nào.
Chứng từ và tuân thủ
Doanh nghiệp xuất khẩu dịch vụ có những nghĩa vụ kê khai mà doanh nghiệp chỉ hoạt động trong nước không có: 1) Lưu giữ hóa đơn, hợp đồng và bằng chứng bàn giao cho mọi hợp đồng dịch vụ. 2) Theo dõi doanh thu theo từng khách hàng và từng quốc gia để phục vụ báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp. 3) Nắm rõ quy định về thuế khấu trừ tại nguồn - một số quốc gia yêu cầu khách hàng khấu trừ thuế ngay khi thanh toán dịch vụ, và doanh nghiệp có thể được miễn giảm theo hiệp định tránh đánh thuế hai lần. 4) Doanh nghiệp xuất khẩu tại Ấn Độ, Bangladesh, Pakistan và Philippines thường cần giấy xác nhận tiền về để nộp cho ngân hàng trung ương và cơ quan thuế. 5) Xác nhận cách xử lý VAT hoặc GST đối với dịch vụ xuất khẩu, thường được áp thuế suất 0% nhưng vẫn phải kê khai. 6) Lưu trữ hồ sơ theo thời hạn luật định, thường là năm đến bảy năm.